enviar un mail de forma correcta

Detalles de tus mails que hablan de ti

Aunue he oído por ahí que acabará desapareciendo, por ahora el mail es el medio formal más habitual y práctico para comunicarse. Atrás quedan las cartas, los faxes y demás. Todos tenemos una dirección de mail y todos sabemos teclear y añadir adjuntos. Pero más allá de eso, hay muchos aspectos que deben cuidarse al escribir un mail, sobre todo si es laboral. Hoy nos detenemos en los mails laborales: ¿qué puntos básicos deben estar perfectos? 

Lo primero que hay que tener en cuenta, y por eso dedico un post a este tema, es que el mail es también imagen personal y corporativa. Todo lo que afecte al mail habla de nosotros. Y mucho más de lo que creemos, por un motivo: en muchas ocasiones, tenemos relación laboral con una persona solo a través del mail, por lo que es lo único que ven de nosotros. Así que… hay que ser tan puntillosos con esto como lo podemos ser con nuestra vestimenta o nuestra exigencia en el trabajo.

1. saludo

• siempre saludar. Si se intercambian varios mails con la misma persona durante el día,  al menos saludar en el primero

• ¿cómo se saluda correctamente por escrito en español? Lo  normativo es:

Hola, Carlos:

¡Hola, Carlos!

Impone un poco pero es así. Poner:

Hola Carlos,

 con coma, es un anglicismo. Este no es el punto más importante, la verdad; pero por si alguien lo quiere saber…

 2. frase amable

No cuesta nada y, aunque hay quien prefiere que se vaya al grano, no está de más trabajar las relaciones con la amabilidad. Si hace días/semanas que no escribes a una persona, recomiendo tener un detalle y, antes de entrar de lleno al objeto del mail, dedicarle una frase amable tipo:

Hola, Carlos:

¿Qué tal? ¡Espero que bien! 

3. Asunto

• jamás, jamás dejar de poner el asunto; el que lo recibe lo agradecerá

• mal, fatal: poner una frase en el campo del asunto y dejar el mail vacío… Salvo que sea una cuestión real de vida o muerte, hacerlo es desconsiderado y prepotente (porque la persona abre el mail, y resulta que no hay nada…).  

 • que el asunto sea el preciso. Por ejemplo, si tienes que consultar algo, no poner: Consulta, sino mejor algo como: Consulta sobre ley arrendamiento urbano 

 4. Destinatarios

 Lo más importante: ¡asegurarnos de que el destinatario del mail es el correcto! Tanto si escribimos el mail de cero, como si le damos a responder, podemos estar equivocándonos sin querer. A veces no queríamos responder sino hacer fwd, y a veces pensamos en un Carlos y se lo enviamos al otro. Al de la competencia, en concreto. ¡SOS! Este tipo de cosas, si vamos con cuidado, no pasan (casi nunca).

Por otro lado, vigilar si queremos enviar el mail con las direcciones en abierto o en copia oculta.

Estar atento también a si en el mail que has recibido está puesto en copia alguien más para no dejárnoslo en la cadena de mails.

Cuidado con querer poner a alguien en copia oculta para que esté informado secretamente, y acabar poniéndole sin querer en el CC de modo que el otro lo vea… Denotaría nuestras aviesas intenciones y además revelaría que somos pésimos como espías o confidentes. ¡Chapucilla!

5. Ser preciso

Si algo se puede decir de forma breve, ¿para qué enrollarse? Muchas veces, nos lanzamos a escribir y llenamos párrafos y párrafos. Generalmente, la mitad se puede borrar de un plumazo. Es mejor ser breve y conciso.

Ante aquellos mails de temática compleja o que tienen muchos puntos que tratar, va bien dedicar antes 5 o 10 minutos a hacer un esquema de lo que queremos decir.

6. un poco de sentimiento

Si la relación laboral es cercana y lo permite, añadir algún smiley. Muchas veces se tratan temas espinosos y una cara puede guiar al receptor sobre cuál es el sentido bueno. Yo diría que mejor las caras hechas con signos de puntuación que los súper currados con color y demás que en mails laborales serían demasiado. Es decir, los básicos:

🙂     🙁    :/    :S    :,)    :O

7. ¿A qué hora envías tus mails?

¡Cuidado con las horas a las que enviamos los mails! Para los que os quedáis hasta muy, muy tarde en la oficina, en especial los abogados de grandes despachos, puede parecer que enviar un mail a altas horas de la madrugada es que le estamos echando la tira de horas al caso de nuestro cliente y que queda hasta cool. Pues no estoy muy de acuerdo porque, ¡ojo!, que esto conlleva 2 peligros casi asegurados:

• a altas horas de la madrugada se nos pasan la tira de errores tipográficos, de contenido, de adjuntos…

• el cliente no se va a quedar muy tranquilo viendo que a las 1 am sigues currando en sus asuntos. Llevas todo el día trabajando y quieras o no, la mente se fatiga. Seguro que preferirá que estés descansado y te vuelvas a mirar sus preciados asuntos al día siguiente a las 9 am…

Que conste: comprobado y hablado con personas que encargan cosas y se quedan intranquilas al ver que sus contratos se redactan a altas horas de la noche. Y yo misma cuando estaba en empresa y recibía mails de traducciones a las 3 am no me acababa de gustar (pero también es verdad que los plazos apremian…) :/  Pero vaya, que entre entregar a las 2 am y a las 9 al día siguiente, mejor a las 9. 

8. Tiempo de respuesta

Este es un punto delicado, más de lo que parece. En términos generales, es mejor ser diligente y responder rápido. Generalmente las empresas tienen sus códigos sobre los tiempos máximos de respuesta: un cliente que pide un presupuesto no puede esperar 2 días a recibir un mail de respuesta.

Así en general, aconsejaría responder en las 3-4 h siguientes por lo menos diciendo que se ha recibido el mail. Después, no colgarse en enviar lo que se pide. Transmite mucha dejadez responder un mail al cabo de 4-5 días sobre cuestiones que no requieren ese tiempo. Aviso. Da una imagen de persona lenta-lenta-lenta.

Pero tampoco hay que ser el rayo respondiendo porque las prisas son malas consejeras. Así que hay que tomarse un tiempo prudente para asegurar que luego no hay que enviar otro mail rectificando, pidiendo cosas que podríamos haber pedido en el primer mail, etc.

El tiempo de respuesta es, por un lado, una muestra del interés y eficacia que tenemos. Por otro lado, una estrategia comunicativa: ante quejas, situaciones injustas, etc., puede ir bien tomárselo con calma y saber hacer esperar un poco al impaciente. Darnos importancia, vaya.

9. Comprobar los adjuntos

¿Te ha pasado alguna vez lo de enviar un mail sin el adjunto? O, mucho peor: con el adjunto equivocado. Al final, vamos con tantas prisas, y a lo largo de nuestra carrera enviamos tantos mails, que alguna vez puede pasarte. No es solo ya mala imagen, sino que hacer perder tiempo al otro pidiéndonos que falta tal o cual adjunto pone nervioso a cualquiera.

Me encantaría que los programas de mail, al darle a «enviar el mail», incluyeran de forma automática un aviso tipo: «Revise sus adjuntos ¿Son estos los que quiere enviar?».

10. Revisar el mail antes de enviar. TODO

Siempre, siempre, siempre. En cada mail. Durante toda nuestra vida.

Si lees los mails una vez enviados… mejor dedica ese tiempo a revisarlos antes de enviarlos, no después. Hay que revisar los mails las veces que haga falta: ¡es tan, tan importante…! 

 1º, por si hay algún error de tecleo, que se suelen colar varios

2º, por ortografía: también se cuela y no siempre es porque la v está al lado de la b en el teclado ;P

3º, porque a veces copiamos un párrafo aquí y otro allá y luego nos olvidamos de quitar conectores como el «por último, es importante destacar que» o «en tercer lugar», cuando al final esos párrafos no han quedado en último lugar o tercer lugar. Un mail desordenado no es fiable

4º, por los adjuntos

5º, por el asunto

6º, por todo lo que hemos visto hasta ahora en el post   😀

11. Despedirse con nuestro nombre

Que el mail tenga por defecto el nombre + apellido + cargo + dirección, no significa que eso sea la mejor firma. Creo que es un plus firmar con nuestro nombre un mail. Estos pequeños detalles marcan la diferencia.

¡Y esto es todo por hoy! Hay más, pero será ya otro día. Lo importante: el mail es también imagen personal, habla de nosotros y de nuestra forma de trabajar. Y enviamos decenas al día, así que ¡vale la pena!

¡Un abrazo! 

Ana

Ana de Puig

Comentarios : ( 2 )

  1. Muy buenos consejos Me encanta. Aunque no te contestes lo leo todo y me encanta. Un beso

    • Gracias M. Aleth! Me alegro de que te guste. Y ya sabes que las ideas que tengáis son bienvenidas!

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